Voici le processus de déroulement d'une mission standard.
Une entreprise détient un actif immobilier et arrive à expiration des statuts.
2 solutions sont alors possibles :
- Vendre l’actif et organiser une dissolution anticipée de la société ce qui nécessite la convocation d’une assemblée générale extraordinaire avec quorum de 67%
- Proroger les statuts, ce qui est soumis aux mêmes contraintes
Suite à une enquête d'opinion auprès des actionnaires, le CA commence le processus de vente de l'immeuble.
Ce logiciel utilisant le langage python fonctionne sur le système d'exploitation CSI Linux. Il regroupe les bases de données des pages blanches et des pages jaunes.
Site très utile dans la recherche d'informations sur les entreprises, il permet de rechercher des dirigeants, des administrateur ou des bénéficiaires effectifs.
Annuaire français très complet.
Création d'un site internet à destination des actionnaires relatant les actualités autour de l'opération et les dates clés. Une FAQ y est également publiée. Les actionnaires ont la possibilité d'actualiser leurs informations de contact via un formulaire mis a leur disposition. Les documents non nominatifs transmis par le conseil d'administration y sont également téléchargeables.
Le site est crypté par un mot de passe pour que seul les actionnaires puissent y accéder.
Les documents non nominatifs transmis par le conseil d'administration sont téléchargeables.
Les actionnaires peuvent actualiser leurs coordonnées via un formulaire de contact.
Calendrier des évènements importants avant l'assemblée générale.
Mise en place d'une boite mail afin de répondre aux questions des actionnaires, leur envoyer des documents, les rediriger vers les bonnes personnes et assurer les campagnes de communication et de mobilisation par mail.
La première étape de la campagne de mobilisation.
Un envois d'email, de SMS, et de messages vocaux laissés sur les boîtes vocales (ou lu automatiquement après le décroché) est effectué sur l'ensemble des actionnaires n'ayant pas encore voté.
Chaque semaine, le fichier est mis à jour et les actionnaires ayant leur vote enregistré sont retirés de la base de données des relances. Les 1 000 actionnaires les plus importants sont aussi relancés par appel téléphonique.
La campagne de mobilisation est divisée en 3 sessions.
Le graphique ci-dessous comprend l'ensemble des relances par SMS, par email et par messages vocaux délivrés soit sur les boites vocales soit au décroché.
Cette stratégie nous a permis d'atteindre un taux de participation total de plus de 80% du capital, et le vote de toutes les résolutions nécessaires à la vente.
Mise en place d'une stratégie complète pour l'atteinte de quorums nécessaires aux bonnes tenues des assemblées générales.
Avant chaque évènement important, l'ensemble des actionnaires recevront régulièrement des SMS de rappel, jusqu'à ce que leur mobilisation soit actée.
Les actionnaires seront régulièrement relancés par mail jusqu'à l'enregistrement de leur mobilisation.
L'ensemble des actionnaires seront relancés par téléphone jusqu'à l'enregistrement de leur vote.
Chaque fois qu'il sera nécessaire, les actionnaires seront informés sur les évènements, les actualités ,ou les changements de calendrier du conseil d'administration.
Mise en place d'un site internet dédié aux actionnaires et protégé par un mot de passe, les PDF non nominatifs y sont téléchargeables, un formulaire de contact est à leur disposition pour actualiser leurs coordonnées et un calendrier des évènements importants est régulièrement actualisé.
L'élaboration de la stratégie se fera selon vos problématiques et la structure de votre société.
Un standard téléphonique sera tenu 7/7 à destination des actionnaires afin de pouvoir répondre à leurs interrogations et les guider dans leurs démarches.
Au cours de l'opération, nombreux imprévus peuvent survenir. L'objectif sera la résolution rapide du problème ou l'adaptation, ainsi que la prévention auprès des actionnaires.
Pour assurer l'efficacité des relances, la base de données devra être triée selon l'ensemble des critères nécessaires (nombre d'actions détenues, moyen de contact disponible, vote enregistré ou non).
