Nous resterons volontairement vague afin que nos clients ne puissent pas être identifiés.
Une entreprise détenant un actif immobilier de 406 appartements pour un total de plus de 14 000m² arrive en fin de vie.
2 solutions sont alors possibles :
- Vendre l’immeuble et organiser une dissolution anticipée de la société ce qui nécessite la convocation d’une assemblée générale extraordinaire avec quorum de 67%
- Proroger les statuts, ce qui est soumis aux mêmes contraintes
L’immeuble étant vieillissant et les frais de rénovation conséquent, c’est la vente de l’immeuble qui a été proposée par le CA.
Nous avons pu sonder l'ensemble d'internet a la recherche des informations manquantes à l'aide de différents outils de recherche en open source, les réseaux sociaux, les outils de recherches d'information sur les entreprises, les associations etc..
Mise en place d'un site internet dédié aux actionnaires et protégé par un mot de passe, les PDF non nominatifs y étaient téléchargeables, un formulaire de contact était à leur disposition pour actualiser leurs coordonnées et un calendrier des évènements importants était régulièrement actualisé.
Une adresse Gmail a été créée afin de répondre aux questions des actionnaires, leur envoyer des documents, les rediriger vers les bonnes personnes et assurer les campagnes de communication et de mobilisation par mail.
Une ligne téléphonique 7/7 a été créée à destination des actionnaires permettant de répondre à leurs interrogations autour de l'opération.
La campagne de mobilisation pour atteindre le quorum de 67% a débuté environ 4 mois avant l’AGE. Le conseil d’administration a envoyé une lettre expliquant la situation actuelle aux actionnaires, et les raisons qui les ont poussés à prendre la décision de vendre l'immeuble. Dans ce courrier, l'adresse mail, le numéro de téléphone ainsi que le site internet étaient mentionnés. Les actionnaires ont été informés tout au long du processus des avancées que connaissait le dossier.
Le courrier de convocation envoyé par le CA comprend un dossier de convocation, une lettre d'explication, et les documents nécessaires pour voter. En tout 9 résolutions sont proposées. Sur les 9 résolutions, 5 ont besoin des 2/3 pour être adoptées. Pour les autres, une majorité simple est suffisante.
La première étape de la campagne de mobilisation.
Un envois massif d'email, de SMS, et de messages vocaux laissés sur les boîtes vocales (ou lu automatiquement après le décroché) a été effectué sur l'ensemble des actionnaires n'ayant pas encore voté.
Chaque semaine, le fichier était mis à jour et les actionnaires ayant leur vote enregistré retirés de la base de données des relances. Les 1 000 actionnaires les plus importants sont aussi relancés par appel téléphonique.
Cette stratégie nous a permis d'atteindre Le 17 mars, jour de l'AGE, un taux de participation total de 81,71%, et le vote de toutes les résolutions nécessaires à la vente.
