Voici le processus de déroulement d'une mission standard.
Une entreprise détient un actif immobilier et arrive à expiration des statuts.
2 solutions sont alors possibles :
- Vendre l’actif et organiser une dissolution anticipée de la société ce qui nécessite la convocation d’une assemblée générale extraordinaire avec quorum de 67%
- Proroger les statuts, ce qui est soumis aux mêmes contraintes
Suite à une enquête d'opinion auprès des actionnaires, le CA commence le processus de vente de l'immeuble.
Création d'un site internet à destination des actionnaires relatant les actualités autour de l'opération et les dates clés. Une FAQ y est également publiée. Les actionnaires ont la possibilité d'actualiser leurs informations de contact via un formulaire mis a leur disposition. Les documents non nominatifs transmis par le conseil d'administration y sont également téléchargeables.
Le site est crypté par un mot de passe pour que seul les actionnaires puissent y accéder.
Les documents non nominatifs transmis par le conseil d'administration sont téléchargeables.
Les actionnaires peuvent actualiser leurs coordonnées via un formulaire de contact.
Calendrier des évènements importants avant l'assemblée générale.
Mise en place d'une boite mail afin de répondre aux questions des actionnaires, leur envoyer des documents, les rediriger vers les bonnes personnes et assurer les campagnes de communication et de mobilisation par mail.
La première étape de la campagne de mobilisation.
Un envois d'email, de SMS, et de messages vocaux laissés sur les boîtes vocales (ou lu automatiquement après le décroché) est effectué sur l'ensemble des actionnaires n'ayant pas encore voté.
Chaque semaine, le fichier est mis à jour et les actionnaires ayant leur vote enregistré sont retirés de la base de données des relances. Les 1 000 actionnaires les plus importants sont aussi relancés par appel téléphonique.
La campagne de mobilisation est divisée en 3 sessions.
Le graphique ci-dessous comprend l'ensemble des relances par SMS, par email et par messages vocaux délivrés soit sur les boites vocales soit au décroché.
Cette stratégie nous a permis d'atteindre un taux de participation total de plus de 80% du capital, et le vote de toutes les résolutions nécessaires à la vente.
